System Archiwum zakładowe umożliwia prowadzenie ewidencji teczek na dwa sposoby:

1. Do wykazu teczek, a później przypisanie do utworzonego spisu zdawczo-odbiorczego.
2. Bezpośrednio do spisu zdawczo-odbiorczego, gdzie teczka automatycznie jest zapisywana również do wykazu teczek.

Jeśli w jednostce są tworzone spisy zdawczo-odbiorcze w formie elektronicznej (Excel), to istnieje łatwy sposób, aby je do systemu Archiwum zaimportować. W ten sposób po kilku minutach proces wprowadzania danych do bazy będzie zakończony. Jeśli spisy są tworzone w edytorze tekstu (Word, OpenOffice Write), to też nic straconego. Przy naszej pomocy jest możliwość ich konwersji do formatu koniecznego do importu teczek. 

Jeśli proces wprowadzenia teczek zostanie zakończony, to system oferuje:

• możliwość pełnej kontroli nad przekazywanymi materiałami archiwalnymi,
• łatwe i szybkie przeszukiwanie zgromadzonej dokumentacji,
• możliwość szukania dokumentacji z różnych poziomów archiwum,
• możliwość sortowania materiałów archiwalnych wg typów symboli dokumentacji,
• przygotowanie spisów zdawczo-odbiorczych dokumentacji przygotowanej do przekazania,
• sporządzanie kart udostępnienia dokumentacji,
• monitoring teczek udostępnionych.

Dużą zaletą systemu jest możliwość pracy w środowisku sieciowym w różnych konfiguracjach. Zaimplementowany silnik baz danych FireBird gwarantuje dużą wydajność pracy z systemem przy zachowaniu wysokich standardów bezpieczeństwa, dotyczących współpracy z innymi aktualnie wykorzystywanymi przez użytkownika silnikami baz danych.