Krajowy System e-Faktur (KSeF) – nowe wyzwania dla administracji samorządowej

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to nowoczesne rozwiązanie, które od 1 lutego 2026r. stanie się obowiązkowe dla większości podmiotów gospodarczych, w tym także dla jednostek samorządu terytorialnego (JST). System ten ma na celu usprawnienie obiegu faktur, zwiększenie transparentności oraz poprawę kontroli nad dokumentacją finansową.

Wpływ KSeF na administrację samorządową

Wdrożenie KSeF w samorządach wiąże się z szeregiem wyzwań organizacyjnych i technologicznych. Jednym z kluczowych aspektów jest fakt, że gminy oraz ich jednostki budżetowe (np. szkoły, domy pomocy społecznej) posługują się jednym numerem NIP, co wymaga precyzyjnego rozdzielenia faktur w systemie.

Dodatkowo, JST będą musiały dostosować swoje systemy finansowo-księgowe do nowych wymogów, co może wymagać współpracy z dostawcami oprogramowania oraz Ministerstwem Finansów. Wprowadzenie KSeF oznacza także konieczność przeszkolenia pracowników administracji w zakresie obsługi nowego systemu oraz zapewnienia odpowiednich mechanizmów kontroli i zarządzania fakturami.

Korzyści dla samorządów

Pomimo wyzwań, KSeF przynosi również liczne korzyści dla administracji samorządowej:

• Automatyzacja procesów – eliminacja papierowych faktur i ręcznego wprowadzania danych.

• Większa przejrzystość finansowa – łatwiejsza kontrola nad wydatkami i zobowiązaniami.

• Szybsza wymiana dokumentów – usprawnienie komunikacji między jednostkami samorządowymi a kontrahentami.

• Bezpieczeństwo danych – centralizacja faktur w systemie KSeF zmniejsza ryzyko ich utraty lub błędów w dokumentacji.

Przygotowanie do wdrożenia

Aby skutecznie wdrożyć KSeF, samorządy powinny już teraz rozpocząć działania przygotowawcze, takie jak:

• Analiza obecnych procesów księgowych i ich dostosowanie do wymogów KSeF.

• Współpraca z dostawcami oprogramowania w celu integracji systemów finansowych oraz programów do wystawiania faktur np.  FK ARISCO oraz Sprzedaż ARISCO, które będą współpracować z KSeF

• Szkolenia dla pracowników administracji w zakresie obsługi e-faktur.

• Monitorowanie zmian legislacyjnych i dostosowanie procedur do nowych regulacji.

KSeF to krok w stronę cyfryzacji administracji publicznej, który – mimo początkowych trudności – może znacząco usprawnić zarządzanie finansami w samorządach.

Więcej informacji na temat KSeF w administracji samorządowej można znaleźć na Serwisie Samorządowym PAP , na stronie Ministerstwa Finansów  oraz w następnych publikacjach na stronie www.arisco.pl/aktualnosci