E-doręczenia w Domach Pomocy Społecznej
Pakiet: Obieg DokumentówE-doręczenia co to jest?
E-doręczenia stanowią elektroniczny odpowiednik listu poleconego za potwierdzeniem odbioru i są wprowadzane w celu cyfryzacji komunikacji pomiędzy podmiotami publicznymi, firmami i obywatelami. Domy Pomocy Społecznej (DPS) jako jednostki samorządu terytorialnego są objęte tymi zmianami począwszy od 1 stycznia 2025 roku.
Co oznacza to dla DPS-ów?
• Obowiązek posiadania adresu do e-Doręczeń: DPS musi uzyskać swój własny adres do e-Doręczeń i aktywować skrzynkę.
• Wyznaczenie administratora skrzynki.
• Komunikacja elektroniczna: DPS będzie zobowiązany do wysyłania i odbierania korespondencji urzędowej za pośrednictwem systemu e-Doręczeń.
• Prawne zrównanie: Doręczenia elektroniczne są równoważne prawnie z tradycyjną przesyłką poleconą za zwrotnym potwierdzeniem odbioru.
• Koszty: Korespondencja między podmiotami publicznymi jest bezpłatna.
• Wyznaczenie administratora skrzynki.
• Komunikacja elektroniczna: DPS będzie zobowiązany do wysyłania i odbierania korespondencji urzędowej za pośrednictwem systemu e-Doręczeń.
• Prawne zrównanie: Doręczenia elektroniczne są równoważne prawnie z tradycyjną przesyłką poleconą za zwrotnym potwierdzeniem odbioru.
• Koszty: Korespondencja między podmiotami publicznymi jest bezpłatna.
Korzyści z e-doręczeń dla DPS-ów:
• Efektywność: Przyspieszenie wymiany korespondencji i skrócenie czasu obiegu dokumentów.
• Oszczędność: Potencjalne obniżenie kosztów związanych z drukowaniem, kopertowaniem i wysyłką tradycyjnej korespondencji.
• Bezpieczeństwo: System zapewnia identyfikację nadawcy i adresata, poufność korespondencji oraz możliwość uzyskania dowodów wysyłki i odbioru.
• Dostępność: Możliwość wysyłania i odbierania dokumentów elektronicznych o dogodnej porze i z dowolnego miejsca.
• Oszczędność: Potencjalne obniżenie kosztów związanych z drukowaniem, kopertowaniem i wysyłką tradycyjnej korespondencji.
• Bezpieczeństwo: System zapewnia identyfikację nadawcy i adresata, poufność korespondencji oraz możliwość uzyskania dowodów wysyłki i odbioru.
• Dostępność: Możliwość wysyłania i odbierania dokumentów elektronicznych o dogodnej porze i z dowolnego miejsca.
Integracja e-doręczeń z systemem ZODA
Wdrożenie e-doręczeń w Domach Pomocy Społecznej wymaga odpowiedniego przygotowania organizacyjnego i technicznego, w tym przeszkolenia personelu i dostosowania wewnętrznych procedur. Jednym z ważnych aspektów jest konieczność implementacji e-doręczeń do obowiązującej w DPS instrukcji kancelaryjnej. W celu zapewnienia ujednolicenia obiegu dokumentów, system ZODA został wyposażony w nowy moduł integracji z e-doręczeniami umożliwiający:
1. integrację ze skrzynką e-doręczeń DPS,
2. możliwość pobierania wiadomości z e-doręczeń do bazy danych systemu ZODA,
3. automatyczne powiązanie wiadomości e-doręczeń z:
• instytucją nadawczą,
• korespondencją przychodzącą,
• bazą dokumentów elektronicznych ADOK dla ZODA.
4. automatyczne przypisywanie adresu e-doręczeń dla nadawców zapisanych w bazie instytucji,
5. sprawdzenie i pobranie adresu do e-doręczeń dla każdej instytucji zarejestrowanej w systemie ZODA,
6. wysyłanie wiadomości e-doręczeń do wskazanej Instytucji,
7. automatyczne tworzenie korespondencji wychodzącej dla wiadomości e-doręczeń,
8. podgląd wiadomości przychodzących i wychodzących z podziałem na instytucje, korespondencje i dokumenty.
Implementacja e-doręczeń w ramach systemu EZD w DPS to krok w stronę pełnej cyfryzacji procesów, co przekłada się na wymierne korzyści:
• Przyspieszenie obiegu dokumentów.
• Automatyzacja procesów kancelaryjnych.
• Łatwiejszy dostęp do informacji.
• Łatwiejszy dostęp do informacji.