Największym mankamentem w zarządzaniu dokumentacją archiwalną stanowi brak informacji o aktualnie dostępnej lokalizacji na regałe lub półce. Sytuacja wynika z faktu, iż zazwyczaj dokumentacja gromadzona jest w jednym pomieszczeniu zaś program do zarządzania znajduje się w odrębnej lokalizacji. Wprowadzanie danych do systemu na podstawie przekazywanych przez komórki organizacyjne spisów trafia na jeden podstawowy problem związany z przypisaniem lokalizacji dla ewidencjonowanego dokumentu. Najlepszym możliwym rozwiązaniem jest zastosowanie kolektorów danych, dla dedykowanej opcji aktualizacji lokalizacji teczek. Proponowana przez naszą firmę ścieżka opiera się kilku krokach:

1. wprowadzenie na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego danych teczki do systemu,
2. automatyczne nadanie kodu kreskowego dla teczki,
3. wygenerowanie kodów kreskowych dla wszystkich lokalizacji (regał/półka),
4. dokonanie operacji rozmieszczenia teczek na półkach w oparciu o skanowanie kodu kreskowego teczki oraz lokalizacji (operacja wykonywana przy użyciu kolektora danych),
5. dokonanie operacji automatycznej aktualizacji lokalizacji teczek na podstawie danych zapisanych na kolektorze.

Operację aktualizacji można dokonywać wielokrotnie w zależności od zaistniałej sytuacji związanej ze zmianą docelowego położenia teczek na półkach.