Wiele instytucji publicznych tworzy, zmienia i publikuje dokumenty, które zawierają informacje o środowisku naturalnym i jego ochronie. Dane o dokumentach zawierających informacje o środowisku, objętych ustawowym obowiązkiem opisywania i rejestrowania, instytucje powinny udostępniać za pomocą tzw. publicznie dostępnych wykazów danych, w skrócie PDWD. Wykaz taki stanowi zbiór kart informacyjnych, z których każda opisuje pojedynczy dokument, jego miejsce przechowywania oraz odniesienie do dokumentów z nim powiązanych.