Najważniejsze kryteria wyboru systemu EZD dla Domu Pomocy Społecznej
Elektroniczny obieg dokumentów (EZD) to system informatyczny, który wykorzystuje technologię cyfrową do przesyłania, przechowywania i zarządzania dokumentami. Zastępuje tradycyjny, papierowy obieg dokumentów funkcjonujący na dzień dzisiejszy w większości domów pomocy społecznej w Polsce.
Wdrożenie systemu EZD to kluczowy element w procesie:
Cyfryzacji dokumentacji:
- Przeniesienie tradycyjnej, papierowej dokumentacji do formy elektronicznej.
- Umożliwienie elektronicznego tworzenia, przechowywania i udostępniania dokumentów.
Usprawnienia obiegu dokumentów:
- Automatyzacja procesów obiegu dokumentów,
- Umożliwienie elektronicznego podpisywania i akceptowania dokumentów.
- Ułatwienie dostępu do dokumentów dla uprawnionych pracowników.
Zwiększenia efektywności pracy:
- Oszczędność czasu i zasobów dzięki eliminacji papierowego obiegu dokumentów.
- Szybsze wyszukiwanie i udostępnianie informacji.
- Lepsza organizacja pracy i zarządzanie dokumentacją.
Poprawy jakości usług:
- Szybszy dostęp do informacji o mieszkańcach,
- Lepsza kontrola nad dokumentacją,
- Usprawnienie komunikacji między pracownikami i innymi podmiotami.
Kosztu:
- oprogramowania,
- infrastruktury serwera bazy danych,
- wdrożenia systemu na poziomie całej organizacji,
- szkolenia pracowników.
Dostosowania funkcjonalności systemu do wielkości i potrzeb DPS:
- możliwość dowolnej konfiguracji i uruchamiania modułów na życzenie klienta,
- możliwość obsługi i zarządzania dokumentami specyficznymi dla danego rodzaju jednostki,
- zapewnienie stałego wsparcia technicznego dla użytkowników systemu.
Integracji z innymi systemami dziedzinowymi użytkowanymi w DPS
- zapewnienia wymiany danych z innymi systemami dziedzinowymi poprzez dedykowaną szynę API,
- integrację z e-doręczeniami.