Obsługa e-doręczeń w ramach systemu ZODA
Pakiet: Obieg Dokumentów e-Doręczenia to cyfrowy odpowiednik tradycyjnego listu poleconego za potwierdzeniem odbioru. Pozwalają na szybką, wygodną i bezpieczną wymianę korespondencji online z urzędami, firmami oraz innymi osobami, a wysłane dokumenty mają taką samą moc prawną jak te papierowe.Wdrożenie e-doręczeń w polskiej administracji publicznej to kluczowy element cyfryzacji państwa. Celem jest usprawnienie komunikacji między urzędami a obywatelami, przedsiębiorcami i innymi instytucjami, a także między samymi podmiotami publicznymi. System e-doręczeń ma docelowo zastąpić tradycyjny list polecony i być równoważny prawnie.
Ustawa o doręczeniach elektronicznych wprowadza obowiązek stosowania e-doręczeń dla wielu podmiotów publicznych, chociaż harmonogram wdrożenia był kilkukrotnie przesuwany. Obecnie obowiązujące terminy są następujące:
- Od 1 stycznia 2025 r. - obowiązek stosowania e-doręczeń mają organy administracji rządowej oraz jednostki budżetowe je obsługujące. W tym terminie obowiązek ten dotyczy również innych organów władzy publicznej, w tym organów kontroli państwowej, a także ZUS i KRUS.
- Od 1 października 2029 r. - obowiązek doręczania w publicznej usłudze hybrydowej obejmie sądy, trybunały, prokuraturę, komorników sądowych, organy ścigania oraz jednostki samorządu terytorialnego i ich związki.
Opis usługi e-doręczeń dla systemu ZODA
W ramach systemu ZODA istnieje możliwość konfiguracji, uruchomienia i włączenia w obieg dokumentów korespondencji odbieranej i wysyłanej w ramach usługi e-doręczeń. Nowa funkcjonalność realizowana jest poprzez poniższą procedurę obiegu dokumentów:
- Pobranie dokumentów nadanych poprzez usługę e-doręczeń,
- Automatyczne powiązanie dokumentów z Instytucją zarejestrowaną w ramach bazy danych systemu ZODA (identyfikacja po adresie BAE),
- Automatyczne założenie korespondencji przychodzącej dla wydzielonego dziennika usługi e-doręczeń,
- Automatyczne przypisanie załączników do korespondencji przychodzącej,
- Wysyłanie korespondencji wychodzącej na przypisany do Instytucji adres BAE,
- Automatyczne tworzenie wykazu poczty wychodzącej dla usługi e-doręczeń,
- Pobranie statusu poczty wychodzącej dla usługi e-doręczeń.
Zalety uruchomienia e-doręczeń w ramach EZD
- Uproszczenie i automatyzacja procesów,
- Redukcja kosztów i oszczędność czasu,
- Zwiększenie bezpieczeństwa i wiarygodności,
- Jednolity obieg dokumentów.
Opcja obsługi e-doręczeń w ramach systemu ZODA wymaga wykupienia stosownej licencji dostępowej.