E-doręczenia - obowiązek czy wymierne korzyści...
05.12.2025
Wdrożenie systemów e-korespondencji w JST jest obecnie determinowane nie tylko korzyściami ekonomicznymi, ale przede wszystkim koniecznością prawną wynikającą z Ustawy z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych.
Od 1 stycznia 2026 r. e-doręczenia stają się podstawowym kanałem komunikacji dla podmiotów publicznych. Nie można już odstąpić od ich stosowania na podstawie przesłanek organizacyjnych, co oznacza, że e-doręczenia są obligatoryjnym standardem.
Wdrożenie e-doręczeń w urzędach i innych podmiotach publicznych znacząco usprawnia komunikację, eliminując papierową korespondencję i tradycyjne wizyty na poczcie. System ten działa jako elektroniczny odpowiednik listu poleconego za potwierdzeniem odbioru, dostępny 24/7 poprzez skrzynkę elektroniczną. Dzięki temu urzędy oszczędzają czas i koszty, a obywatele oraz przedsiębiorcy zyskują wygodę.
E-doręczenia skracają proces doręczeń z tygodni do kilku minut, bez kolejek i awizo, co w przypadku dużych wolumenów pozwala urzędom zaoszczędzić nawet setki tysięcy złotych rocznie. Przykładowo, gmina Piaseczno zredukowała koszty operacyjne o 42% i proces z tygodni do dni. Docelowo państwo, firmy i obywatele mogą zyskać ponad 1 mld zł oszczędności dzięki przeniesieniu milionów przesyłek na formę elektroniczną.
Jak szybko zwraca się taka inwestycja?
Wdrażając system - e korespondencji, JST spełnia obowiązek prawny, jednocześnie staje się beneficjentem znaczących korzyści finansowych.
Poza korzyściami związanymi z przygotowaniem korespondencji (druk, koperty, adresowanie, praca urzędników) znacząco mogą zmniejszyć się koszty opłat pocztowych. Dla porównania:
1. Przesyłka pocztowa, ekonomiczna, najmniejszego formatu z potwierdzeniem odbioru to koszt 11,80 zł*, przy wyborze przesyłki priorytetowej i największego rozmiaru cena rośnie juz do 22,30zł.
2. PURDE (Publiczna Usługa Rejestrowanego Doręczenia Elektronicznego) - to koszt 6,52 zł**, a przesyłka hybrydowa:
3. PUH - 10,70 zł**.
* https://cennik.poczta-polska.pl/usluga,krajowy_przesylka_polecona.html
** https://bip.poczta-polska.pl/wp-content/uploads/Cennik_PURDE_i_PUH_2025_v.05.pdf
Przy prostej symulacji: wysyłka 10 000 szt. korespondencji może przynieść nawet 62 000 złotych oszczędności.
Ile kosztuje wprowadzenie e-doręczeń i integracja z gotowymi rozwiązaniami informatycznymi?
Prześledźmy to na przykładzie naszego systemu GOMiG.
Jedne z jego modułów: Moduł Wymiarowy służy do realizacji operacji wymiarowych w zakresie naliczeń przypisów i odpisów dla płatników. Moduł umożliwia analizę i prognozowanie przychodów w gminie. Pozwala na przeprowadzenie operacji księgowo-podatkowych poprzez pełną integrację z zewnętrznymi modułami księgowymi. Końcową czynnością jest wysyłka decyzji do mieszkańców. Dzięki przeprowadzonym integracjom z systemami EZD najpopularniejszych dostawców mogą już teraz można dokonać tej czynności za pomocą e-doręczeń.
Dla wszystkich użytkowników programy GOMIG przygotowaliśmy ofertę specjalną.
Do końca roku integracja z EZD SIDAS lub eZD firmy e-instytucja dostępna jest w promocyjnej cenie 10.000zł netto (regularna cena to 15.000 zł netto).
Aby skorzystać z tej oferty wystarczy wypełnić formularz, skontaktujemy się aby ustalić warunki i termin integracji.
Jednocześnie, aby ustalić kolejność następnych integracji mamy prośbę o wypełnienie powyższego formularza, w zakresie integracji i wskazanie Państwa potencjalnych wyborów.